Kemensetneg Sharing Best Practice Kehumasan dan Pelayanan Keprotokolan dengan PT Pupuk Sriwidjaja Palembang
Jakarta, Jumat (22/9) Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg) melalui Biro Hubungan Masyarakat (Humas) melakukan sinergi kolaborasi dengan Biro Protokol Sekretariat Wakil Presiden menerima kunjungan PT Pupuk Sriwidjaja Palembang. Kegiatan yang bertempat di Merdeka Lounge, Kemensetneg ini bertujuan untuk memperkaya pengetahuan dan wawasan perihal serangkaian kegiatan dan aturan dalam penyelenggaraan acara kenegaraan baik dari bidang keprotokolan maupun kehumasan.
Kegiatan studi banding ini dibuka langsung oleh Setya Utama selaku Sekretaris Kementerian Sekretariat Negara. Dalam sambutan pembuka, Setya Utama mengatakan bahwa keberadaan Biro Humas dalam Kemensetneg berfungsi sebagai garda terdepan dalam menjembatani informasi kepada masyarakat, baik itu aktivitas Presiden dan Wakil Presiden maupun Menteri Sekretaris Negara.
"Tentu ada code of conduct yang harus dijadikan acuan yakni unsur kehati-hatian karena segala produk komunikasi yang disampaikan merupakan refleksi dari pandangan baik itu Presiden, Wakil Presiden, maupun Menteri Sekretaris Negara. Sehingga butuh double cross check dan utamanya sinergi yang baik antar unit kerja agar menghasilkan produk komunikasi yang akurat dan tepat sasaran. Baru setelah itu, dilakukan monitoring yang nantinya hasil tersebut akan dilaporkan sebagai pertimbangan kebijakan selanjutnya” kata Setya Utama.
Menyambung yang disampaikan Setya Utama, Eddy Cahyono selaku Kepala Biro Humas, Kemensetneg juga menyampaikan bahwa di era revolusi industri 4.0 ini, peran kehumasan menjadi sangat penting karena kebutuhan mendiseminasikan informasi dan mengemasnya menjadi produk kehumasan dengan segmentasi tertentu. Oleh karena itu, melalui studi banding ini kami akan sharing bagaimana Kemensetneg memanajemen komunikasi dan memproduksi konten-konten kehumasan berkualitas.
“Tidak hanya itu, hari ini kami juga menghadirkan Kepala Biro Protokol Sekretariat Wakil Presiden untuk melengkapi dari sisi keprotokolan agar kedua bidang ini bisa terimplementasi dalam kebutuhan PT Pupuk Sriwidjaja Palembang ke depannya," kata Eddy saat membuka rangkaian acara.
Kemudian masih dalam acara pembuka, Rustam Effendi selaku Vice President Hubungan Masyarakat, PT Pupuk Sriwidjaja Palembang juga memberikan sambutan.
“Terima kasih atas kesediaan Kementerian Sekretariat Negara dalam menyambut kami. Besar harapan kami untuk mendapatkan pengetahuan langsung dari pakar di bidang kehumasan maupun keprotokolan pemerintah untuk nantinya menjadi bahan improvement bagi perusahaan kami," ujar Rustam dalam sambutannya.
Masuk ke dalam inti acara, Eddy Cahyono memaparkan materi yang berjudul “Transformasi Kehumasan Kemensetneg di Era Digital: Inovasi dan Pemanfaatan New Media”. Eddy menyampaikan bagaimana transisi yang berhasil dilakukan Kementerian Sekretariat Negara dalam melakukan digitalisasi media.
“Terdapat dua output besar yang kami hasilkan yakni inovasi dan pemanfaatan media sosial pada bidang diseminasi informasi yang merupakan hasil dari fenomena communication evolutation industri 4.0 dan peran internet of things. Kementerian Sekretariat Negara menerapkan multi-step flow dengan pendekatan multi-channel. Transformasi bentuk konten yang dihasilkan juga menerapkan model segmentasi yang beragam dengan melibatkan anak muda sebagai penyampai pesan," papar Eddy dalam materinya.
Tepat hari ini juga, Kemensetneg melaunching aplikasi Nadie yang merupakan wujud dari debirokratisasi dan simplifikasi alur kerja pemerintahan. Hal ini sebenarnya adalah wujud semangat Kemensetneg untuk terus bertransformasi demi pelayanan yang lebih baik. Ini juga yang kami lakukan di Biro Humas yakni berinovasi dan menyajikan cara-cara yang fresh untuk audiens mulai dari adanya Setneg Mantul, sajian konten media sosial dan website yang lebih fresh, hingga segmen-segmen audio visual seperti SetnegReal untuk menjangkau anak-anak muda.
Tak hanya itu, Eddy juga menekankan pemanfaatan dan optimalisasi Artificial Intelligence (AI) dalam bidang kehumasan untuk mempercepat dan mengefisiensi monitoring dan analisis media.
“Terdapat software yang digunakan dan terintegrasi dengan AI agar kami dapat secara agile menyajikan laporan hasil monitoring kami. Transformasi ini bisa menjadi inspirasi bagi PT Pupuk Sriwidjaja Palembang," kata Eddy dalam paparannya.
Dari segi keprotokolan, Erick Griwantara selaku Biro Protokol, Sekretariat Wakil Presiden memberikan materi dengan judul “Pelayanan Keprotokolan Wapres”.
“Sekilas tentang kegiatan menjadi protokoler dalam menghadapi tamu VVIP, salah satunya adalah menerapkan etika ketika penyambutan tamu. Dimulai dari kedatangan atau turun dari mobil, proses membukaan pintu masuk ruangan, penempatan tempat duduk, hingga memastikan tata letak properti maupun keestetikaan layout acara,” papar Erick dalam materinya.
Semua pengaturan ini harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan tingkat kepekaan akan situasi emosional antar tamu. Hal ini dilakukan untuk menjaga citra dan kenyamanan tamu satu sama lain. Hal ini ada aturan yang tertulis di Undang-Undang No.9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan.
Tidak hanya menjelaskan dari sisi teori, Erick juga mempraktikkan hal-hal dasar yang penting dalam menyambut kehadiran VVIP.
Setelah sesi materi acara dilanjutkan dengan sesi tanya jawab yang diwarnai rasa antusias dari peserta. Beberapa penanya menyampaikan berbagai pengalaman yang pernah terjadi di bidang keprotokoleran yang pernah dialami. Hal ini langsung dapat dijawab oleh Erick dengan lugas.
Sesi tanya jawab dilanjutkan dengan penyerahan plakat antara Kementerian Sekretariat Negara kepada PT. Pupuk Sriwidjaja Palembang dan Erick Griwantara selaku Biro Protokol, Sekretariat Wakil Presiden.
Kemudian, sebaliknya PT. Pupuk Sriwidjaja Palembang juga memberikan plakat sebagai bentuk apresiasi dan terima kasih atas sambutan yang diberikan.
Kegiatan studi banding ini ditutup dengan foto bersama dan penyerahan kenang-kenangan dari Kementerian Sekretariat Negara kepada PT Pupuk Sriwidjaja Palembang. (GA/ZM_Humas Kemensetneg)