Seri Inovasi: Cegah Antrian Fisik Dengan Layanan Dokumentasi Online

 
bagikan berita ke :

Kamis, 03 Juni 2021
Di baca 43 kali

Sebagai bagian dari transformasi pelayanan publik, Sekretariat Wakil Presiden (Setwapres), menyediakan layanan dokumentasi online. Layanan publik ini memberikan kemudahan bagi masyarakat yang ingin mengajukan permohonan foto dokumentasi masyarakat dengan Wakil Presiden.  

 

Layanan dokumentasi online ini memanfaatkan fitur google form yang disematkan di website wapresri.go.id. Masyarakat dapat secara langsung mengajukan permohonan dengan mengisi formulir permohonan dokumentasi tersebut secara mudah. Pemohon harus menyampaikan informasi terkait data diri, seperti nomor KTP, nama lengkap, nomor handphone, e-mail, nama instansi, dan nomor telepon instansi. Selain itu, untuk memudahkan pencarian dokumentasi foto yang diajukan, pemohon harus melengkapi informasi terkait tanggal dan nama acara atau kegiatan serta keterangan spesifik dokumentasi yang diinginkan.

 

Proses penanganan permohonan dokumentasi kemudian akan ditindaklanjuti oleh pegawai yang ditugaskan sebagai admin dokumentasi. Permohonan yang disampaikan lalu akan dikonfirmasikan kepada pemohon menggunakan media elektronik oleh petugas admin. Setelah proses konfirmasi, petugas admin akan mencari dokumentasi dan mengirimkan dokumentasi ke pemohon melalui electronic mail yang telah diisi oleh pemohon ataupun drive online yang dapat digunakan secara gratis.

 

Inovasi dalam penyelenggaraan layanan dokumentasi online yang dilakukan oleh Biro Pers, Media, dan Informasi (BPMI) Setwapres dilakukan untuk mengatasi tingginya permohonan dokumentasi foto yang sebelumnya dilakukan secara manual. Kala itu, layanan tatap muka diperlukan karena masyarakat menyampaikan permohonan secara langsung dengan datang ke kantor Setwapres di di Jalan Kebon Sirih, Jakarta Pusat. Namun, kini dengan layanan online ini masyarakat dapat secara cepat, efektif, dan efisien mengajukan permohonan dari mana saja dan kapan saja.

 

Layanan dokumentasi online adalah upaya Setwapres dalam melakukan perbaikan tata kelola layanan dan pengelolaan dokumentasi dan informasi. Layanan dokumentasi online juga memberikan kemudahan bagi para pengelola dokumentasi dan informasi untuk menelusuri data pemohon pada database dokumentasi pemohon apabila hal-hal yang tidak ingin terjadi. Langkah transformasi ini ditujukkan untuk meningkatkan kualitas layanan publik karena menghindarkan adanya peluang pemberian gratifikasi.

 

BPMI Setwapres terus berkomitmen untuk terus mengevaluasi kinerja layanan dan menerapkan sejumlah langkah terobosan lainnya untuk mempermudah dan mempercepat akses publik dalam mendapatkan foto/dokumentasi online yang makin berkualitas. (YTR/WKA-Humas Kemensetneg)

 

Bagaimana pendapat anda mengenai artikel ini?
0           0           0           0           0