Sharing Praktik Baik Kehumasan Pemerintah, Kemensetneg Terima Kunjungan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada
Jakarta, Kamis (31/8) - Kementerian Sekretariat Negara (Kemensetneg RI) melalui Biro Hubungan Masyarakat menerima visitasi atau Kunjungan Delegasi Pengajar dan Mahasiswa Program Studi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada ke Kementerian Sekretariat Negara pada Kamis, 31 Agustus 2023. Kunjungan ini merupakan rangkaian kegiatan company visit yang diadakan UGM dengan tema Pengelolaan Arsip Kepresidenan oleh Kementerian Sekretariat Negara dan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Acara dibuka secara resmi oleh Kepala Biro Hubungan Masyarakat, Eddy Cahyono Sugiarto di Aula Serbaguna Gedung 3, Kementerian Sekretariat Negara. Dalam sambutannya, Eddy menyampaikan terima kasih atas kunjungan 42 mahasiswa yang didampingi oleh dosen dari Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi UGM. Lebih lanjut, Eddy juga berpesan bahwa semua orang bisa berperan dalam collaborative governance dan mahasiswa diharapkan dapat menjaga ruang publik tetap sejuk dan optimis, melawan hoaks, dan memanfaatkan teknologi untuk kemajuan.
"Terima kasih atas kunjungannya. Saya kira acara ini acara kita untuk saling berbagi. Kami akan mencoba mengaitkan relevansi topik yang kita bicarakan dengan bidang studi yang tengah ditempuh oleh adik-adik, yaitu pengelolaan arsip dan rekaman informasi. Sebelum kita masuk ke pembahasan mengenai inovasi-inovasi di Kemensetneg. Kami ingin memberikan beberapa hal. Pertama mengenai kolaborasi, tren global saat ini dalam pengelolaan negara adalah collaborative governance, artinya segala sesuatu perlu melibatkan partisipasi publik dan kegiatan kita ini adalah salah satu bentuknya," ujar Eddy dalam sambutan pembuka.
Sejalan dengan sambutan hangat Kemensetneg, Arif Rahman Bramantya selaku perwakilan dosen Program Studi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi mengungkapkan apresiasi dan terima kasih kepada seluruh pihak, di Kementerian Sekretariat Negara, yang telah menyambut mereka dengan sangat ramah dan pelayanan yang luar biasa. Beliau juga ingin menyampaikan bahwa tujuan dari kunjungan ini adalah untuk menjembatani hubungan antara teori yang diajarkan di dalam kelas dengan pengalaman praktis di lapangan.
"Pertama, kami ingin mengucapkan terima kasih kepada Kementerian Sekretariat Negara telah menerima kami dengan sangat baik. Saya kira kunjungan kali ini akan sangat bermanfaat bagi kita semua, khususnya dalam bidang kearsipan. Maksud dan tujuan kami ke kementerian sekretariat negara adalah kami menganggap bahwa Lembaga, kementerian, maupun organisasi yang di luar kampus sebagai laboratorium untuk pembelajaran mahasiswa, khususnya di bidang kearsipan karena kita hanya berbicara aspek teoritis itu masih kurang tanpa adanya ranah-ranah practical." ujar Feri dalam sesi sambutannya.
Kegiatan berlanjut dengan sesi paparan yang dipimpin oleh Achmad Fauzan, yang menjabat sebagai Arsiparis Ahli Muda di Biro Tata Usaha dan Arsip Kepresidenan Kemensetneg. Dalam paparannya, Achmad memberikan gambaran umum mengenai pengelolaan arsip di Kementerian Sekretariat Negara, serta menggarisbawahi pentingnya bidang kearsipan. Achmad juga menyoroti pentingnya kemampuan berbicara di depan umum, karena hal ini dianggap sebagai aspek utama dalam menjelaskan suatu konsep, memengaruhi orang lain, dan merupakan kompetensi dasar yang harus dimiliki oleh seorang arsiparis, selain kemampuan teknologi dan informasi. Hal ini dikarenakan kemampuan berbicara di depan umum memiliki dampak signifikan terhadap keberhasilan pelaksanaan program-program yang ada.
"Mengenai arsip terutama Setneg dan bisa kami sampaikan kalau arsip merupakan salah satu kegiatan yang inovasinya sudah banyak sekali. Kami ini arsiparis di setneg ini harus bisa melakukan berbagai hal dari pengelolaan media sampai pemanfaatan informasinya lalu membuat pameran, dan lain lain. Jadi memang ada pemerataan kompetensi. Saya mau memotivasi ke adik-adik saja bahwa arsip itu tidak hanya terbelenggu pada pengolahan semata, tetapi lebih banyak pada bagaimana kalian membranding arsip, bagaimana kalian memanfaatkan arsip menjadi sebuah informasi yang bermanfaat,” papar Achmad dalam sesi penyampaian materi kunjungan program studi sarjana terapan pengelolaan arsip dan rekaman informasi.
Sesi paparan dilanjutkan dengan narasumber kedua yaitu Widhi Setyo Putro selaku Arsiparis Madya dan Ketua Tim Akuisisi dan Pengolahan, Arsip Nasional Republik Indonesia. Beliau menyampaikan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia memegang peranan vital dalam mendukung perkembangan bangsa ini sebagai lembaga yang bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelestarian arsip-arsip bersejarah dan budaya. Arsip-arsip yang tersimpan di dalamnya adalah bukti nyata dari beragam peristiwa sejarah dan kekayaan budaya Indonesia yang telah berlangsung dalam perjalanan waktu yang panjang. Mereka bukan sekadar materi tulisan, tetapi juga mewakili memori dan pengetahuan yang memiliki nilai yang sangat tinggi. Tugas utama Arsip Nasional Republik Indonesia adalah menjaga dan mengelola arsip nasional dengan integritas dan tingkat profesionalisme yang luar biasa. Sebagai institusi yang berperan sentral, Arsip Nasional Republik Indonesia memiliki peran yang sangat penting dalam memastikan keamanan dan aksesibilitas catatan sejarah, dokumen penting, dan warisan budaya negara kita oleh generasi saat ini dan yang akan datang. Tanggung jawab ini dijalankan dengan kesadaran mendalam akan pentingnya menjaga identitas dan sejarah bangsa kita.
"Kalau menurut saya, kearsipan adalah hal yang sangat penting dan berharga. Beberapa masih tersimpan di lembaga negara, lembaga kepresidenan, keluarga, dan sebagainya. Dan ini perlu penanganan khusus, semacam strategi khusus untuk mengamankan arsip-arsip tersebut. Lalu, arsip-arsip itu tidak melulu terkait dengan arsip pemerintah atau sesuatu yang formal tapi juga berbicara tentang komunitas, budaya, dan sebagainya. " ungkap Widhi dalam sesi kedua.
Setelah dua materi disampaikan, sesi berlanjut dengan antusiasme tinggi saat peserta aktif mengajukan pertanyaan dan mengikuti kuis. Acara kemudian dilanjutkan dengan pemberian cendera mata dan sesi pemotretan bersama. Kunjungan ini kemudian diakhiri dengan kunjungan ke berbagai fasilitas yang ada di Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Dengan dilaksanakannya kunjungan ini oleh Program Studi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, diharapkan kerja sama antara Kemensetneg RI dan berbagai perguruan tinggi, termasuk UGM, akan semakin erat dan produktif di masa depan. (FHP-Humas Kemensetneg)